Thuê máy photocopy là giải pháp tài chính thông minh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa chi phí vận hành văn phòng. Thay vì bỏ ra một khoản đầu tư lớn ban đầu, doanh nghiệp có thể tiếp cận những dòng máy hiện đại, công suất cao với chi phí hàng tháng hợp lý. Tuy nhiên, một nỗi lo thường trực của người đi thuê là các khoản phí phát sinh không mong muốn do hư hỏng hoặc hao mòn máy vượt mức cho phép khi hoàn trả. Bài viết này từ Nam Việt sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn cách bảo quản máy photocopy thuê một cách chuyên nghiệp, đảm bảo máy luôn hoạt động ổn định và tránh mọi khoản phí phạt không đáng có.
Việc bảo quản máy photocopy bắt đầu ngay từ những bước đầu tiên: lựa chọn vị trí lắp đặt và hình thành thói quen sử dụng đúng cách. Giai đoạn này tưởng chừng đơn giản nhưng lại có ảnh hưởng sâu sắc đến tuổi thọ và sự ổn định của thiết bị trong suốt quá trình bạn sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy.
Vị trí đặt máy là yếu tố tiên quyết. Hãy chọn một nơi bằng phẳng, khô ráo, và thoáng mát. Tránh đặt máy ở những vị trí có ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp, gần cửa sổ, hoặc những nơi có độ ẩm cao. Nhiệt độ và độ ẩm không ổn định có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến các linh kiện điện tử, làm cong giấy hoặc gây lỗi kẹt giấy. Đồng thời, hãy đảm bảo khu vực đặt máy đủ rộng rãi để không khí lưu thông, giúp máy tản nhiệt hiệu quả. Một nguồn điện ổn định, riêng biệt và có sử dụng ổn áp là điều kiện bắt buộc để bảo vệ bo mạch nguồn, một trong những bộ phận đắt tiền nhất của máy.
Khi bắt đầu một ngày làm việc, hãy bật máy và chờ khoảng 1-2 phút để máy khởi động hoàn toàn trước khi thực hiện lệnh in, copy đầu tiên. Đối với giấy in, hãy sử dụng loại giấy có định lượng chuẩn (70-80 gsm) và không bị ẩm. Tuyệt đối không sử dụng giấy có kim bấm, kẹp ghim để sao chép qua khay nạp tài liệu tự động (ADF) vì nó sẽ làm hỏng bộ phận kéo giấy. Khi kết thúc hợp đồng thuê máy photocopy, những vết xước trên các bộ phận này có thể trở thành lý do để trừ phí. Hãy tập cho nhân viên thói quen kiểm tra tài liệu kỹ càng trước khi sao chép.
Bên cạnh việc sử dụng đúng cách, vệ sinh và bảo dưỡng cơ bản định kỳ là chìa khóa để duy trì hiệu suất và vẻ ngoài của máy. Khi bạn thuê máy photocopy, bạn không cần thực hiện các thao tác kỹ thuật phức tạp, nhưng việc vệ sinh cơ bản hàng tuần sẽ mang lại lợi ích rất lớn.
Dùng một chiếc khăn mềm, sạch và hơi ẩm để lau sạch bụi bẩn trên vỏ máy. Tránh sử dụng các chất tẩy rửa mạnh hoặc dung môi hóa học vì chúng có thể làm hỏng lớp vỏ nhựa. Việc giữ gìn vẻ ngoài của máy cũng là một phần quan trọng trong hợp đồng thuê photocopy, giúp bạn tránh bị tính phí làm mới thiết bị.
Mặt kính quét tài liệu rất dễ bám bụi và dấu vân tay, gây ra các vệt đen trên bản sao. Hãy sử dụng một miếng vải không xơ và dung dịch lau kính chuyên dụng, xịt dung dịch lên khăn chứ không xịt trực tiếp lên mặt kính, sau đó lau nhẹ nhàng. Thực hiện việc này thường xuyên để đảm bảo chất lượng tài liệu chuyên nghiệp.
Khi kẹt giấy, hãy bình tĩnh và làm theo hướng dẫn trên màn hình máy. Hầu hết các máy đều có sơ đồ chỉ dẫn vị trí giấy kẹt. Nhẹ nhàng kéo giấy ra theo chiều di chuyển của nó, tránh giật mạnh hoặc dùng vật sắc nhọn để lôi giấy ra. Hành động này có thể làm rách giấy, để lại mảnh vụn hoặc làm xước trống (drum), gây ra chi phí sửa chữa đắt đỏ. Nếu không chắc chắn, tốt nhất hãy gọi cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cho thuê máy photocopy.
Để đảm bảo quá trình sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy diễn ra suôn sẻ, có những sai lầm mà doanh nghiệp cần tuyệt đối tránh. Những lỗi này thường xuất phát từ sự chủ quan nhưng hậu quả của chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính của bạn.
Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất. Khi máy báo lỗi, việc tháo lắp không đúng cách có thể gây ra những hư hỏng dây chuyền, vi phạm điều khoản trong hợp đồng thuê máy photocopy và khiến bạn phải chịu toàn bộ chi phí sửa chữa. Cách xử lý đúng đắn nhất là ngay lập tức liên hệ với hotline kỹ thuật của nhà cung cấp.
Giấy in kém chất lượng, nhiều bụi có thể gây mòn linh kiện. Mực nạp không tương thích có thể làm hỏng trống và cho ra bản in lem luốc. Hầu hết các gói dịch vụ thuê máy photocopy trọn gói đã bao gồm cả mực và vật tư hao mòn (trừ giấy). Hãy tuân thủ quy định này để đảm bảo máy hoạt động ổn định.
Máy photocopy là thiết bị nặng và nhạy cảm. Việc tự ý di chuyển máy mà không có kỹ thuật phù hợp có thể gây va đập, làm lệch các bộ phận quang học hoặc hỏng bo mạch bên trong. Khi cần thay đổi vị trí, hãy thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ để họ cử kỹ thuật viên đến hỗ trợ.
Giai đoạn cuối cùng của hợp đồng thuê máy photocopy là quy trình bàn giao. Một sự chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn tự tin và chủ động, đảm bảo một kết thúc hợp đồng tốt đẹp cho cả hai bên.
Trước ngày kỹ thuật viên đến, hãy vệ sinh tổng thể thiết bị một lần cuối. Lau sạch vỏ máy, mặt kính, các khay giấy. Đồng thời, thu gom lại tất cả các phụ kiện đi kèm như dây nguồn, dây cáp mạng. Việc bàn giao đầy đủ thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp quá trình nghiệm thu nhanh hơn.
Khi kỹ thuật viên của đơn vị cho thuê máy photocopy đến, họ sẽ kiểm tra ngoại hình (vết trầy xước, nứt vỡ), kiểm tra chức năng (in/copy thử), kiểm tra vật tư hao mòn (trống, lô sấy), và kiểm tra số counter (tổng số bản in/copy). Việc này nhằm xác định có hư hỏng nào do người dùng gây ra hay không.
Hãy có mặt trong quá trình kiểm tra. Một đơn vị cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy uy tín như Nam Việt sẽ có một biên bản bàn giao, nghiệm thu rõ ràng. Hãy đọc kỹ biên bản này, yêu cầu giải thích mọi điểm ghi nhận là "hư hỏng" trước khi ký xác nhận. Việc tuân thủ các hướng dẫn bảo quản là sự đảm bảo tốt nhất để biên bản nghiệm thu của bạn không có khoản phí phát sinh nào.
>>> Xem thêm: Cho thuê máy photo văn phòng
Việc lựa chọn một đối tác uy tín ngay từ đầu là bước quan trọng nhất. Tại CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG NAM VIỆT, chúng tôi không chỉ cung cấp thiết bị hiện đại mà còn đồng hành cùng khách hàng với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng. Để được tư vấn chi tiết về các giải pháp cho thuê máy văn phòng tối ưu và các dòng máy in mã vạch XPRINTER chuyên dụng, xin vui lòng liên hệ CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG NAM VIỆT.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG NAM VIỆT
Địa chỉ: 56 Vĩnh Nam, phường Xóm Củi, quận 8, TP.HCM
Hotline: 0908687031
E-mail: mayphotocopynamviet@gmail.com
Website: mayinnhanh.vn
